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8小时+从优秀到卓越的效率法则-第6部分
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梭罗说过：
·计划促进工作和职业提升。这里有个很简单的例子足以说明问题：你在考虑提拔两个人中的一个。其中一个很不错，但是却从来没有清晰的目标或方向。他很努力，但是好像从没意识过什么才是重要的东西。
另外一个一直坚持在工作中做计划，然后又认真执行计划。这个人确实做出了不少成就。你会选择哪个人呢？
·计划给抉择提供了必要的框架。你是否想过为什么有些人做起决定来那么自信、果断，而另外一些人在做决定时却会惊慌失措、大汗淋漓？
同样，关键在于计划。有了计划，你就会知道哪些项目和活动符合要求。有了深思熟虑后的计划后，哪怕出现了意想不到的危机，在信息量很少的情况下，你也可以做出很明智的决定。
·计划可以减少危机的发生。这里我们用的词是减少而不是消除。因为有两种危机：不可避免的危机和可以避免的危机。有些事情是没法预期的，所以要提前去计划也是不可能的。
在工作中，可能一个紧急的私人电话就会在白天把你的一位核心员工从工作岗位中叫走，而这是你无法预测到的。但是通过有效的计划，你可以预测到可能会有员工遇到紧急情况。好的计划让你不用被动地依赖百分百不出现特殊情况。
很多危机的发生完全就是因为某个人没有计划好；大部分这样的危机其实是完全可以避免的。有些危机则是无法避免的；你就必须有紧急预案来应付这样的危机。
·计划让精力的投放有了方向。布朗科马是一种极富精力的野马，但是毫无方向。谁想骑这样一匹马简直就是在拿自己的性命开玩笑。但是一旦这匹马经过训练熟悉了整个结构和纪律，你就可以把它的能量转换成有效的动力了，那就是说，它既可以给你提供动力也可以给你当坐骑。所以关键是要有计划。你要去控制那些能量而不是让能量“随波逐流”。
计划的障碍
阻碍人们做计划的通常有六大障碍。了解这些障碍背后的真相可以让你避免一些计划失误带来的后果。
障碍#1：每日行为。有时候我们很难看到眼前大堆文件背后的真相，也看不出来下一次危机过后的态势。但是花在计划上面的时间是为了最大限度提高你处理目前重大问题的效率。同样的，有时候你可能会觉得：“我就是太忙，根本没时间停下来做计划。”如果你大脑里有了这种想法就想想杠杆因素！
消防队员们在消防站里睡觉，但是会预先把要穿的衣服放在床边的地板上。每日的穿衣行为都已经考虑到了，这些专业人员就把这项活动简化为一种快速、事前准备好的过程。
如果你也养成这样的习惯，早上是不是可以行动得更快？你起床后思考穿什么衣服要花费多少时间？要是半夜忽然停电了，然后你又不小心睡过了呢？学习消防队员的办法是不是可以最大限度减少这种负面影响？
在这里我们没必要把你每天要做的事都做详细的分解。但是想想你为什么要做你在做的那些事情。在消防队员的例子中，你要感兴趣的不是消防队员们的衣服怎么放，也不是看他们的衣服长什么样。问题是：他们为什么要这么做？很明显，他们提前投入这些时间是为了在接到任务时更迅捷地做出反应。
检查一下你自己的行为。是不是所有行为都是必要的？是不是需要每天都做？是不是只是你长期形成的一种习惯，而其实已经没有了存在的理由？有没有哪些活动是可以省去或者交给别人去做，而又不会给你带来负面影响的？
你是不是每天上午都把重要的信件写好然后11点送去寄信的办公室？而你这样做只是因为你的前任者总是这样做？
或许邮差曾经是每天都在那个点去办公室取信，但是现在公司有了一个专门的办公邮筒，每天早上6点开一次邮筒，下午6点取一次外发信件。那么你为什么还要把自己的一天都围绕着上午11点去办公室寄信这件事来展开呢？人们很容易习惯地去做一件事，仅仅因为“它一向如此”！但是你到底为什么要这样做呢？
障碍#2：缺乏现时满足感。在我们生活的社会里，每个人都想马上拥有一切，当然最好是早就已经拥有了。因为一张塑料卡片就可以让你现在拥有某样东西，所以你就不想省钱等将来去买了。
社会学家罗伯特·梅顿发现成功人士往往会表现出一种行为，他将之称为“延迟满足型”。这种行为表现为他们愿意把某些东西推迟，而把更多的工作、精力、金钱用于投资以便将来获得更好的东西。不要气馁，理性地分析一下现实情况；隐藏的价码通常就是等待换来的利益。
你在看自己所做计划取得的早期效果时记住这些。如果你的努力没有马上获得回报，请不要被欺骗了，也不要气馁。再好的计划也要一定时间才能见效的。如果你在形成计划时遵循“快速开始”里的十条小提示，那么你就既可以立马得到回报又能获得长期成功。
障碍#3：什么？更多的文件处理工作？并不是这样的。想得更多，可以减少处理的文件数量。虽然看起来不可思议，但计划其实却可以给你带来好处。有了计划，你就可以更加快速、有效地做出决定，这实际上可以减少你所要处理文件的数量。
障碍#4：习惯。习惯是后天习得的，可以得到加强也可以改变。如果你觉得养成做计划的习惯有困难，那么只要30天你就大可放心了。今天就去做出选择，坚持下去，让做计划成为你后天习得的每日习惯。
障碍#5：害怕失败。你可能会想：“如果我真正在这方面做了努力，会出现什么情况呢？如果我诚心去改变我自己的习惯，每天都花时间去计划我要做的事情，结果却一无所获怎么办？我会比现在还难受，因为我努力了却没取得成功。”
这根本是不可能的！毫无疑问。你到时候可以取得多大的成功取决于你现在的水平以及你会投入多少努力到你的计划项目中去。但是你肯定会比现在更有效率，并且可以更好地掌控自己的生活。设立现实的改进目标，一点点进步，不要苛求大步跃进。小事情随着时间的累积会带来大变化。
有些人不是很害怕失败，但却害怕成功。对成功的恐惧同样会影响你积极主动地实施计划。放松一点。当计划成为你生活的一部分后，你在各方面都会进步，这样你就可以承担起成功带来的更大责任了。另外，你还会知道怎么通过计划去应对新的挑战！
障碍#6：计划就是工作！确实，但是工作也可以很有趣。如果你觉得工作只有无趣和单调，那么你就是在欺骗自己，忽视了生活可以带给你的满足感。而且，计划当中最快乐的部分就是想到自己的所作所为可以带来的好处！
重要的还是紧急的？
你是否遇到过这样的情况：一件小事忽然变得非常重大，似乎要主导你生活的各个方面？你是否有过一整天都在“灭火”，回家后自己都不知道干了些什么的体验？这样的经历非常清楚地向我们证明了计划是非常必要的。这种时候，我们就成了被紧急情况操纵的奴隶。
其实重要事情和紧急事情之间有着极大的差异。“重要”，字典里的解释是“重大并且会带来深刻影响的事情”。而在“紧急”这个词条下，我们可以看到“迫切”、“紧迫”这样的解释。“紧急”的词条下根本找不到“重大”、“深刻影响”这样的解释！我们必须关注的应该是那些重大并且会带来深刻影响的事情。如果你的精力主要都投入到“迫切”和“紧迫”的事情上了，那么你的精力就投错了方向！
第一象限：紧急且重要的。这些是生活中的危机。你一整天都在“灭火”是，灭的就是第一象限这样的“火”。你在处理的事情重大、会产生深刻影响，并且很迫切。这些问题需要解决并且必须马上解决。这里花费的时间叫作“反应”时间。你所认识的人中80％都把时间耗费在这些事情上。他们所有的努力和工作只占最后完成工作量的20％不到。
第二象限：重要但不紧急的。这些项目很容易被推迟到第二天再做。它们会带来深远的影响但目前不是很紧迫。这一类项目包括维持、预防、成长、机会发展等等相关的事情。这些项目都是需要去做的，但通常会被延迟到某个不确定的“明天”。结果，明天永远遥遥无期。这些重要但不紧急的任务会被人们忽视，直到它们跳出第二象限加入第一象限，变成当前的危机。
在事情还处于第二象限时投入一小部分时间可以避免事情发展到第一象限时所需花费的大量时间。“一盎司的预防相当于一磅的拯救。”这就是积极促成事情发生的一种做法。之前说到20％的活动能带来80％的结果，这就是那20％的一部分。
第三象限：紧急但不重要的。这些项目急需你的关注，但在你的主次任务评判中它们却不怎么重要。很多时候，这些其实是别人的问题。你是否曾经发现自己在做的事情本来是应该由别人去做的？当别人叫你去做他们自己该做的事情时你是不是会觉得很难拒绝？如果是的话，你其实是把时间浪费在第三象限了，而其实你把这些时间投入到第二象限去会更好。
第四象限：不紧急也不重要的。这一类事情包括那些琐碎、每天重复进行的项目，它们会浪费你的时间，但却不能推动你朝着自己的目标前进。你是不是曾经提早一个小时去上班，想赶早赢得主动权？你冲了杯咖啡，走向自己的办公室。路上，你碰到一个也是提早来上班的同事，于是你们攀谈起来，相互讲了讲自己前一晚都干了些什么。后来你终于回到自己的办公室了，坐下后却发现咖啡杯又空了。于是你又起来去冲咖啡，然后又开始了刚才的循环。那一个额外的小时你都干了什么？你没有投入到第二象限的活动中去，却把时间浪费在了第四象限的活动上。
有效计划可以帮助你最大限度地减少浪费在第1、3、4象限活动的时间，而让你把最多的时间花在真正重要的事情上。要实现这个重大的转变需要四个步骤。
第1步：找出你生活中浪费掉的时间，把它们有效利用起来。这会让你拥有更多时间投入到第二象限的活动中去。（详细内容见本书第7、8章）
第2步：为了保证自己的时间，学会对别人的要求说不。（见第6周）
第3步：找出什么是真正重要的。哪些是首要的任务？你能把这些任务再按重要性排个序吗？（参见第5章）
第4步：坚持一个能让你有效利用黄金时间的计划。
假设明天对你来说会很棒，在天黑之前你就把清单上的所有任务做完了。接下来你该干什么呢？不要让自己被工作吞噬得忘记了其他东西，记住人对奖赏的最基本需求。完成清单上的任务后，花一点时间享受成就感，那对你的心理健康和生活幸福来说非常重要。奖给你自己一杯咖啡，或者去活动几分钟，或者看一篇自己感兴趣的文章。然后再考虑清单上应该列什么新项目，重新开始行动！
让你的黄金时段最有工作效率
没有谁的精力水平是全天一样的。每个人的精力都有好差之分，而这种差别对每个人来说发生的时间又是不一样的。人们经常说的话中，有些可以反映出他们对自己和身边的人有基本的了解。你可能会听到别人说：“我是个适合早上做事的人，我喜欢早起，然后迅速行动起来。”你可能还会这样说别人：“她是个夜猫子，越到深夜，她就越有精力。”
这两句评价中都有一定的真理在里面。为了有效地利用好现有时间，你需要首先好好看看自己和自己的习惯。你知不知道黄金时段是什么？你自己的黄金时段又在什么时候？用下面这张工作单来找出答案。就算你感觉自己已经知道答案了，也花几天去填好这张工作单吧，它可以帮助你确认你的估计是否准确。
工作单——你的个人黄金时段
说明：把一天按每两小时一个时段划分，最后整合起来，你就会从中发现很多东西。在下面的表格中，每2个小时的时段内，选出最符合你情况的空格，画上X来表明在你每天的工作中，在特定时段内，精力水平是高级、中等还是低下。
精力水平6…8am8…10am10am…12pm12…2pm2…4pm4…6pm6…8pm
高级
中等
低下
一天的时段
一旦你用X在合适的方框里把这个表填满了，就可以把各个数字在曲线图中用线条连起来，这样就能看出你一天中精力水平自然的起落变化。有些时段可能跟你工作的核心8小时不一一对应。在你工作开始和结束的时间那画上垂直线，你就可以看出你自己有多少精力投入到公司付你工资所计的时段里了。
现在，在高精力水平的时段里选出你觉得可以投入最大精力和注意力的2小时。这就是你的黄金时段，在这段时间里，你的生理或心理状况是最佳的。正式的研究表明，很多人内在（生理）精力和外在（心理）精力最可能汇合的时间在上午10：30。非正式的调查表明大概80％的人在上午工作状态最佳。
我们的理念是要在你的个人黄金时段里去做最重要的事，并且这些事情需要你投入最多的精力、最大的关注度。
一旦知道了自己的黄金时段出现在什么时候，你就必须去做这三件事：
尊重你的黄金时段。不要做鸡毛蒜皮的事。不要让自己在这段时间去整理文件、清理书桌，或者跑去喝咖啡休息，因为你这样是在推迟开始那个重大艰难的工程。强迫你自己保持状态。
保护你的黄金时段。事实上你要把这2小时从你的日历中单独拿出来，不要让无关紧要的事情挤占这段时间。把电话调成语音信箱模式，关上房门，或者贴个字条表示你正忙。不要让别人浪费了你这最珍贵、最有效率的2小时。
指导你的黄金时段。把一天中最重要的事情、需要你投入最多精力和最大关注度的事情安排在这2小时内。
在你知道�
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