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羊皮卷-第18部分
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④ 让你避免把时间浪费在不重要的工作中。
⑤ 让你从容地把手头的工作做到最好。
⑥ 帮你避免成为一个工作狂。
⑦ 帮助你和你认为最重要的人进行有效的沟通。
⑧ 让你每天都以适当的工作开始和结束。
⑨ 能帮助你确保别人所关注的问题都能得到解决。
⑩ 能帮助你建立一个系统的生产流程，让你以特定的速度进行工作。
B11 帮你抵制不必要的打扰。
B12 帮你避免拖延。
简而言之，通过制定一个明确的、每天和每周“要做的事情”表，你对如何利用每一天就有了选择权，这要比坐等应付发生的事情要好得多。
在一天快要结束时，我都要看一眼我的“要做的事情”表，来判断自己这一天过得是否富有成效。我不想做一个没有成效的人，所以我要依赖于我的计划表生活。试一下，你会喜欢它的！
充分利用时间，不要让时间付之东流
你怎样利用你今天的时间很重要，因为你要付出你生命中宝贵的一天为代价。记住托马斯·坎普滕斯说过的话：“时间一去不复返。”
消磨时间是一件艰难的工作。当你过得有意义的时候，时间会飞快地逝去，也就是说，当你忙于追求有真实价值的目标的时候，时间过得很快。但是，当你在消磨时间的时候，时间却过得沉重而缓慢。“我真惊奇，那些在消磨时光的人该有多艰难啊！”奥格·曼狄诺这样说道。他在节约时间方面的经验是：
① 每天都要尽快及早的投入到工作中去。“早晨的口中含有金子。”奥格·曼狄诺说。
你是否曾经注意到，早晨起床的那一刻，往往代表了一整天的状态？“今天早晨我睡过头儿了。”一个喜剧演员说，“在匆忙中，我烤焦了我的面包片；咖啡洒了我一身；我刮痛了自己的下巴。当我跑向我的汽车时，邻居的狗不停地朝我狂叫着，可车子怎么也发动不起来。从那以后，我一整天都没有顺利地度过！”
如果我们早一点起床，情况就会大不相同。通过睡一晚好觉使得我们的精力得以恢复，精力充沛地去做第一件事情！它给了我们向上帝问候的时间，给了我们迎接新的一天可能发生的任何令人振奋的事情的时间；同时，也给了我们权衡我们面前的挑战与我们实力的关系的时间。我喜欢就像古老的谚语中说的那样去迎接每一天——“这是我余生中的第一天。”昨天，连同昨天的烦恼和忧虑，已在我昨晚的睡梦中悄然离去。今天，是新的一天。如果我去体验，我会用我全新的一页去谱写我的快乐时光。
消除你最大的障碍的最恰当的时间，就是做好第一件事情的早晨。
② 让自己不断地前进。充分利用惯性的原理！“有一种情况更能对我们的幸福施加压力，”奥格·曼狄诺说，“它就是不断地发展。”他把生活比作一股水流，“如果它停下来，它就会淤塞，直至干涸。”
记住，运动着的物体总是以一定的方式、向着相同的方向，以相同的速度运动着，除非有外力的干涉。正如专家告诉我们的一样，一旦汽车处于运动状态，要想保持它向前进所要耗费的汽油，比刚开始启动时少得多。人们一天下来感觉很累的原因，可能是由于他们在这一天里追求太多的停留，而耗尽了太多的“燃料”所致。
③ 清楚下一步要做什么事情。让你的生活不断前进的秘诀，就在于心目中始终有一个下一步该做什么的打算。例如，一个伟大的作家曾经公开承认，自己最害怕的事情，就是面对打字机里的一张白纸。于是他想了一个办法，来克服这个问题。每天，当他要结束写作的时候，他就会把一张写着半句话的纸放进打字机里。第二天一早，他做的第一件事，就是把那半个句子补充完整。一会儿，他就会全神贯注地投入他的写作中，并且一整天的效率都很高。
一个“要做什么”的表格，一份整洁地堆放你桌子上的任务表，或一张时间表，都能起到同样的效果。因为无所适从是行动中最大的障碍之一，它能帮助你在做完每件事情的时候，知道接下来该着手处理哪件事情。
让自己的一切更有条理
奥格·曼狄诺发现，世上最没有条理的人存在于那些最辛苦工作的人当中。他们整天像个疯子一样工作，努力想完成每件事情，离开办公室仍然很紧张，因为重要的信件还没有写，要探望的人还没有探望，紧迫的任务还没有完成。
他们比别人工作时间长、比别人辛苦的原因之一，是他们需要骑车的时候，从重新发明车轮开始。因为做什么都没有计划，他们不得不付出额外的努力。他们为自己辩护的理由是，他们喜欢这样自由地做事情。
可是，如果你能做到工作有条理，这对个人自由是一个极大的帮助。它可以帮你工作更容易，在更短的时间里做更多的事情，让你对团体更有价值。
那么怎样才能让自己更有条理呢？奥格·曼狄诺提出的如下建议值得借鉴：
① 培养做决定的能力。美国有句谚语，叫做“闪电决不会在同一地方落两次”，比喻机会决不会在同一时间同一地点反复出现。机会对于每一个人都是均等的。所不同的是，聪明的人能够发现机会，果断的人能够抓住机会，勇敢的人能把机会变成成功；而愚昧的人总是不能发现机会，迟疑的人总会坐失良机，怯懦的人则不敢将机会变成胜利的果实。
果决型性格的人办事成功率高，因为他有魄力，敢说别人不敢说的话，敢做别人不敢做的事。这就是其超群之处，正是这个超群之处使他赢得机遇。
如果你期望你的工作效率提高，在有限的时间内完成更多的事情，就要努力培养做决定的能力。你越能做出决定，你的工作就越有条理，你的时间也就显得越充裕。
② 处理文件要及时。曼狄诺总是留出一部分时间来读信和回信。他读每一封信，判断出它的用意，并立刻作出答复，不让桌子上留下一份未被处理的信件。这样，他不用担心还有什么没有做，而全力投入其他工作了。
③ 让你的办公桌、你的生活整齐有序。你有没有想过你的办公桌比你的笔迹、照片或掌纹更能反映出你的性格？效率专家研究发现，办公桌混乱的人一般工作效率低下。要改掉把不用的东西堆在办公桌上的习惯，每天下班前把桌面清理干净。
进行合理的组织工作
《思考的人》一书的作者詹姆斯·艾伦说：“工作目的、工作任务明确后，能不能很好地实现，就在于进行合理的组织工作。”
组织工作首先要做好选择，剔除那些没有什么价值或者只有很小意义的工作，接着再排除那些虽然有价值但由别人干更合适的工作，最后再剔除那些你认为以后再干也不要紧的工作。
对于那些必须目前就干的工作，也要很好地进行组织。詹姆斯·艾伦所推荐的组织工作的方法有如下几条：
（1）综合
即在同一时间内综合进行多项工作。我们说，办事要有顺序，并不是说同一时间内只能办一件事，而是运用系统论、运筹学等原理，可以同时综合进行几项工作。在管理学中，把工作单方向一件一件依次进行的办法，叫做垂直型工作。就像站着一大排人，一个一个地传递砖头，这样做效率比较低。反之，如果把各项工作综合起来统一安排，效率就会大大提高。
（2）结合
即把若干步骤结合起来，例如有两项或几项工作，它们既互不相同，又有类似之处，互有联系，实质上又是服务于同一目的的，因而可以把这些工作结合为一，利用其相同或相关的特点，一起研究解决。这样自然就能够省去重复劳动的时间。
（3）重新排列
也就是要考虑做工作时采取什么样的顺序最合理，要善于打破自然的时间顺序，采取电影导演的“分切”、“组合”式手法，重新进行排列。例如一天工作下来很疲乏，晚上又要上夜校，那么就应该把休息时间提前，从床上移到其他地方，如在公共汽车上趁机闭目养神，以保证晚上精力充沛。假如你是一个业余作者，白天不容你静下来构思作品，晚上又难以入睡，不妨在此时让思绪遨游一番。
（4）变更
即改变工作方法。改变工作的手法大体有两种，一种是“分析改善方式”，即对现行的手段方法认真仔细地加以分析，从中找出存在的问题，即找出那些不合理和无效的部分，加以改进，使之与实现目标要求相适应；一种是“独创改善方式”，即不受现行的手段、方法的局限，在明确的目的基础上，提出实现目的的各种设想，从中选择最佳的手段和方法。
（5）穿插
尽可能把不同性质的工作内容互相穿插，避免打疲劳战，如写报告需要几个小时，中间可以找人谈谈别的事情，让大脑休息一下。又如上午在办公室开会，下午到群众中去搞调查研究，等等。
（6）代替
即把某种要素换成其他要素。如能打电话的就不写信，需要写信的改为写便条，需要每周出访的改为隔周一次，在不出访的那一周里，可用电话来代替出访。
（7）标准化
即用相同的方法来安排那些必须时常进行的工作。比如，记录时使用通用的记号，这样一来就简单了。对于经常性的询问，事先可准备好标准答复。
先做重要的事情
19世纪到20世纪初，英国社会经济学家巴特莱提出了著名的“巴特莱法则”。其内容很简单，例如：公司的推销员中，成绩最好的20％的成员，其工作量占全体推销员的80％；电视观众把全部收看时间的80％，用于收看率最高的20％的节目，等等。现实生活中的许多事物，大体符合这一规律。美国工商业界中，有人把巴特莱法则称为80/20规律。实际上，多数人并不去追究巴特莱法则提出的比例是否总是正确，只是因为它提出的大致目标，用来衡量办事的效益很便利，所以才广为人们所采用。
奥格·曼狄诺发现，利用巴特莱法则，可以很好地节约时间。
比如，作为领导者，每天起床后，你可以把一天之中打算做的事列在卡片上，读书、查资料、买东西、写信、打电话等，全部列出，然后根据它们的重要程度分别编上A、B、C的代号。其中A是无论如何必须完成的20％。当A部分完成后，人们就可以说：“啊！今天已经完成了全部任务的80％。”
对于自己藏书的整理也可以采用巴特莱法则。假设某人有藏书1000册，事实上毫无遗漏地全部使用这些书是不可能的事。把1000册书中使用率最高的20％即200册挑选出来，放在身边取用最方便的地方，这样查阅起来既省时间，又提高了效率。
几乎所有的人都有一个袖珍手册，上面写有“通信录”，用来记录同自己有各种联系的人们的姓名、住址、电话号码。在年终更换新的手册时，依据巴特莱法则选出与自己联系最多的20％，抄写在通信录最前面的两三页上，大体就够用。
可以看出，上述的巴特莱法则，不过是“重要的事情先做”这样一条普通道理的数量化说明而已。学会在学习、工作、生活中运用这一法则，不仅能使我们节约许多时间，而且会使我们的生活变得更有节奏，更有意义，更有乐趣。
提高时间利用的质量
奥格·曼狄诺指出，有效利用时间的一个重要环节是提高时间利用的质量。为了提高利用时间的质量，可参考如下建议：
（1）保持最佳情绪
良好的情绪是人生机体的润滑剂，可以促进生命运动，给人以充沛精力。谁都有体验，人在情绪好时，心情轻松，竞技状态就佳。良好的精神状态可大大提高有用功，减少无用功。因此，一个人要努力使自己热爱事业、热爱工作、热爱生活、乐观豁达、目光远大。尤其是刚刚步入社会、走向生活的青年人，更应学会控制自己的情绪，使自己善于控制因身体、恋爱和婚姻的挫折以及对新环境不适应而引起的情绪不稳，保持最佳的情绪状态，以旺盛的精力，良好的心情，度过充实而有意义的高质量的人生。切莫让忧虑、犹豫和痛苦压倒自己，这种情绪既不能挽回过去，也不能改变将来，只会贻误宝贵的现在，浪费宝贵的时间。
（2）劳逸结合
从生理学观点来看，人的全身是一个整体，各个部位所以能和谐地运动，全靠中枢神经系统的调节。神经细胞活动时，消耗神经细胞内的物质，当它处于抑制状态时，能通过生化使细胞更生恢复，消化血液中带来的养分。如果兴奋状态持续下去，兴奋的物质得不到补偿，神经细胞就会死亡。因此神经细胞的工作能力具有一定的限度，有一个临界强度值。如果工作持续太久，超过了这个临界强度值，就会出现效率曲线的下滑。这时就应用其他的行为方式，加以适当调节，才能保证工作的持久性和效率。因此，劳逸结合，适当休息显得十分重要。不能把休息仅仅理解为睡眠，休息还包括文娱体育活动、散步、旅游等有益身心的活动。锻炼身体是积极的休息。
（3）利用最佳时间
一个人在一天24小时中，精力各不相同，而不同的人又有差别。有的人早晨精力好，有的人可能晚上精力好，有的人凌晨起床后半小时最容易激发创新意识；有的人喜欢把重大问题放在早饭后考虑；有的人擅长于连续思索，思绪高潮往往在连续思索开始后一小时左右出现。据统计，大约50％以上的人，其能动性在一昼夜之内有显著变化。其中17％的人早晨能动性高，33％的人在晚间能动性最高。我们把工作效率最高、能动性最强的那段时间称为最佳时间。每个人都应从自己的具体情况出发，尽量将高质量的“时能”提供给最重要的需求，最大限度地开发和利用“时间能源”。
把你的工作任务清楚地写出来
奥格·曼狄诺指出：如果能把自己的工作内容清楚地写出来的话，便是很好地进行了自我管理，就会使工作条理化，因而使个人的能力取得很大的提高。
只有明确自己的工作是什么，才能认识自己工作的全貌，从全局着眼观察整个工作，防止每天陷于杂乱的事务中。
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