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1126-管理就这么简单-第20部分
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该机构最好是适应领导变化，而不是追逐变化。意即机构必须创造条件，使得人们在从熟悉向未知领域过渡时既安全又富有成效，能娴熟处理变化的全过程。
由这些围绕价值观明确提出的简单的指导性原则，产生了一个成功的机构，在霍克卸任后15年依然长盛不衰。
第三部分第八章 简单，从语言和文字开始
我深知术语和枯燥而繁复的报告程序带给人们的痛苦，因此，在这一章中，我尽量少用术语，而是用浅显易懂的语言来写作。事实是，在前面和以后的几章中，我都是这样做的——至少是努力去这样做的。
第三部分第1节 看在上帝的分上，别再使用术语了
你是否厌倦了公司那一套繁复的术语和报告程序？如果你津津乐道于此，说不定你的员工正饱受煎熬之苦。公司官僚主义的第一个直接表现就是：语言和文字开始繁复。如果你的公司开始出现这种现象，如果你的语言开始出现这种现象；你就得小心了！
◆你成为造词专家了吗
我运用一种尖端的工具来处理淀粉来源。
——用叉子吃马铃薯的管理先生
我们还是先来看看我们的管理者是如何给自己的部门取名字的吧。
企业沟通中最重要的一项挑战，就是为自己的部门取一个听起来像是公司生存所系，但又不至于招来过多工作的名字。可以利用“卓越”、“科技”、“区域”等听起来很玄、实际上却很空洞的字眼达到目标。
“取的名字必须够含糊，以便把所有可能成功的计划合法地据为己有。”如果总裁忽然对多媒体发生浓厚的兴趣，可以马上凑上去说：“这听起来像是追求区域科技卓越小组，因为它既需要科技，也需要卓越。”人家简直不可反驳。
3个月后，风向变了，或CEO换人了，你的计划也就搁浅了。你可以说：“我们的工作完成了，行销部门获取成功的时候到了。”接着把烫手山芋——当然不包括预算——移交出去。我很清楚，公司里的管理者对我上面所述的情形不会感到陌生。他们无须逃避事实，事实就是如此鲜明：我们太喜欢做表面文章了，往往在形式上做得过足，而在实际内容上却太过吝啬。
公司为你的表面文章提供了很多材料。在你工作的公司词库里有很多空洞的字眼、名词速见表可供你选择。你可以根据个人专精的领域，选取以下的词汇，还可以任意组合，不断为自己所属的部门发明新词汇：
技术性工作：信息、科技、发展、执行、用户、先进、多媒体、数据、维修、系统、计算、电子通讯、网络、研究、支援等等。
行销性工作：市场、产品、渠道、开发、沟通、福音、促销等等。
业务性工作：顾客、客户、代表、服务中心等等。
我还知道的另一个事实是，主管们绝对不会说：“我用叉子吃马铃薯。”他会说：“我运用一种尖端的工具来处理淀粉来源。”但一听就觉得说第二句话的人比较聪明。语言或者文字是最好的表达形式，要想一展我们的文字风采当然得从这些语言和文字入手。于是，公司里的语言和文字就成了虚有其表的管理的先头炮，或者更确切地说是替罪羊。
这种情形在大公司里尤为多见。不信？请看下面一家著名大公司的如假包换的公司宗旨（在此，我把公司名称省去了，我不想被人认为我有冒犯某些公司之嫌）：
——我们要制造最高品质的产品，在崭新的“完全品质”范式下运用充分授权的团队动力，直到我们成为业界领袖。
但这样还不算抵达安全本垒，除非每个部门都写一套“宗旨”，以支援公司整体的“宗旨”，否则单单一个全公司的“宗旨”还是无济于事。这么做的难度较高，因为大多数部门都具有多种独特功能，最好一样都不能遗漏。所以最后的“公司宗旨”会是这样的：
——执行世界水准的产品开发、财务分析、快捷服务，在“完全品质”范式下运用充分授权的团队动力，直到我们成为业界领袖。
在过去的十几年中，许多领导者浪费了大量时间、精力和资金撰写远景说明。领导人员离开现场几天，参照“语言艺术家”华丽的言辞，集中阅读别人相当漂亮的远景陈述。然后，他们返回办公室，把公关人员叫来，并指挥着把新的远景陈述引到海报、钢笔、钱夹子、咖啡杯、圆珠笔、糖纸、网球、气球及他们所能想到的任何地方。这样，领导者像往常一样回到公司，想像他们已完成了工作。他们会宣告：“我们有远景并且已经传达过了。”问题因此产生了。
一家科技公司的远景陈述是这样的：
——该公司在1998年创业之初，即以成为“专业网路加值型代理商”角色自诩，旨在提供企业网路系统整合建制之全方位解决方案，着重专案导入过程之前期系统规划、中期整合建置、后期咨询服务等三阶段服务目标，以满足企业拥护一次购足之时效性与便利性需求，进而协助企业朝向经营全球化、品质最佳化、服务效率化的目标，提升其产业竞争力。每次看到这样的公司远景或者公司宗旨，我都不禁纳闷：他们的员工是否明白最高管理层要说的是什么（据我所知，无论是公司远景还是公司宗旨，都是由最高层的管理者制定的）？最高管理者“高瞻远瞩”，他们所想的当然与我们这些平民百姓所想的不一样。只要他们自己能懂就行了。但问题是这些制定出来的公司远景和公司宗旨往往复杂得连他们自己都弄不明白了。
不像商务套房那样简洁，而是如日常生活般杂乱，这就是很多公司远景和公司宗旨的真正情况。只要你的员工或你自己不能真正理解，它们就不会起作用，而只是制造了喧闹的“依附文化”。
◆你成了医生、律师以及软件工作者了吗
如果我不使用术语，别人就会认为我无知。
——“满腹经纶“的管理先生们
医师、律师以及软件工作者最容易得罪人。事实上，他们中的很多人经常这样做。他们认为自己知道的比你要多得多，你应该把事情留给他们去处理。他们经常用一些独特的令人头痛的术语，以恩赐般的语气同你讲话，让你觉得摸不着头脑，最后就只好保持沉默。如果他们的那一套不奏效，或者是你对他们提出质疑，他们就会用一堆更专业的术语把你吓得再也不敢说一句话。每一次，他们——尤其是律师和软件工作者——与你说这些话的时候，总是带着这样的口气：“它就是需要这么长的时间。不要问为什么，事情本来就是这样。”如果我们把健康甚至是只有一次的生命交给这样的医生，那简直就是疯了；而同这些律师打交道就是在拿自己辛辛苦苦赚来的钱做赌注；与这样的软件工作者讨论无异于天方夜谭。
但是，当你在讥笑这些医生、律师以及软件工作者时，作为管理者的你也正在公司里扮演着类似的角色。你是医生、律师或者软件工作者，而你的员工则是病人、委托者。你认为自己比你的病人和委托者要在行，于是，你常常作出这样的指示：
1 确认支持活动与尚存的差距；
2 辨认新的差距；
3 决定年底的阶段评估。评估各阶段完成与否，请运用下列标准：
1） 完成各阶段具备七大特征应适用于附件＊所列说明；
2） 解决差距的方案，按照附件＊＊记载的方法研究拟订、实施；
3） 载明最低完成目标的“目标定义”，决定了管理上的完成目标，即若管理上有四种与
现状无差距的目标定义以及一种与现状有差距的目标定义，该管理的完成目标应为后者。
你还有可能经常使用以下的语言：
——“运用使目标明确的作业流程”；
——“确认投入该流程的人，皆为适当的人”；
——“工作上表现团队精神”；
——“一切行动以团队的最高利益为准”。
而与之对应的不那么“术语化”的语言应该是：
——“简化作业流程，去除劳师动众的习惯”
——“容许规划最大限度的主权”；
——“防止散漫无章现象的恶化”；
——“从管理的角度平衡信息搜集与作业上的本位主义”。
我们的主管们正是这样的——不是在说明问题，而是在表演名词术语脱口秀！
不错，术语能使你显得像那么回事，听起来像是有学问的样子。可是，如果你对医生、律师以及软件工作者对你说的话产生过厌恶之感，换过来思考，你就应该能想到，你的话正在使你的下属对你产生厌恶之感。我们是在公司里做事，而不是在研究所，晦涩难懂的语言丝毫不会帮你管理得更好，你无须卖弄学问，我们需要的是能带来实效的东西。
第三部分第2节 简明清晰的语言
一家科技公司的员工给我发了一封电子邮件。他说自己的主管给他发的公司内部邮件里一句话着实让他莫名其妙了一阵，那句话是：“这一变动让我们可以就目前的人才基础，在发展中的发展性角色上作更好的发挥，并策略性地用全力朝下一个企业系统的转换迈进，面对维系系统知识与正确性不可或缺的新阶段，进而改善对渐进扩大的客户基础的服务层次。”他冥思苦想了一个下午才弄明白，原来他的主管要表达的意思是“这一变动可改善对客户的服务”！
他说的这件事令我啼笑皆非。但我从心底里同意这位员工的建议：也许该把这些主管们送到学校里，让他们重新学习如何表情达意！
◆你应重新开始学习语言
如果你的语言让所有的人都讨厌，你就应重新开始学习语言了。
使用多姿多彩的语言
下面是一段摘自《行动》训练的文字。
这些滑车会被连接到这些绳索上，而绳索会再被连接到这些树木上。依照尼格尔和我所提出的技术导引，完成“生手横靠结构”。第一个攀上锯齿山脊南侧的人将会被系到先前所提到的滑车上，而且借由11月北风的相助，将会沿着垂曲线造成垂直运动……
不管你信不信，我都要向你说明一下，上面那段文字是提供给训练师关于横渡小河的一段团队活动说明文字。这样的文字使受训人员兴奋的初衷在第一分钟就消失殆尽。你越常使用感官化的语言，就会越投入在感官中，而你沟通的方式也就会越生动。沟通越生动，就会越有趣，而越有趣，也就会让人记得越牢。为什么会有这样多的简报显得沉闷？这是因为它们以没有感官的语言来表达的缘故。了无生气的语言甚至会让企业失去生命。
使便条简洁有力：
在一家公司里，一位高级主管花了很长的时间准备了洋洋洒洒两页的便条。还有很多经理将这些便条贴在布告栏上，或影印一些，并放在员工的桌上，以供员工阅读。
这就是所谓便条的作用。
公司的便条，一般都被视为“管理宣传”而已。但据我所知，在很多公司里，便条的写作就如同有些学生拼凑的论文一般，长而无章，让员工感到手足无措。这样的便条至少有以下几个缺点：
浪费纸张。虽然一张纸的价钱微乎其微，但是千万不要小瞧了纸张在公司的日常开支中所占的比例。它往往是成本节约的一个重点。在公司里，每一分钱都必须用到需要它的地方。
让人感到疲倦。用了那么多的字词，只是为了说明一件小小的事，但却浪费了读你便条的人宝贵的时间，那无异于在杀人。我并没有夸张。还有很多的事情需要我们把精力和时间放于其上，而不是读冗长的便条。
很多便条都过分使用定语以及其他的修饰语，这样做的结果是语义模糊，让人不知你所云。看看下面这句我在一家大公司里看到的便条上的话：超越其他公司的具有竞争优势的领导阶层精心制定的超级战略。像这样的话，不仅仅在这家公司可见到。我常常得花上很多的时间才能明白它所要说的内容。想想看，当你把一本书的第一章看完却不知道它要说的是什么，你会有什么样的感受？简短，再简短些。
语言使用原则
有一些语言规则，我发现对我们很有用处：
使用与人们基本价值观一致的词组和短语。一致的词语加强协调性。
发现能引起共鸣的词时，请记住，可以把它作为一致的词语使用。
一致的词语具有吸引力，如磁力一样可以改变你思考与行动的方式。
如果你理解目前的情况，包括相关的感情，那么选取一致的词语就很容易。“常识”是个很好的基准。
◆消除语言障碍
你不能宣示使命书，不能让它从奥林匹克山上降临。它必须发自人们的内心，否则使命书将无人理睬，而且会成为文化内部的笑料。
“该重新制定员工手册和特别安全预防条例了吧？”一家中型制造厂的负责人对他的经理说。
“老板，你说得对！”经理说，“这回我有更好的主意：我要使用他们的语言，把那些要点真正打入员工的心中。”
“不是一向用英文的吗？”老板有些不明白。
“不错，但不是他们的那种英文。这就是我这回的主意。”他随即勾勒出他的想法。工厂负责人立刻接受。下面就是经理接下来的做法：
各单位的领班被要求向工�
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