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演讲的艺术-第5部分
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一、收集材料会谈三部曲
会谈 大多数人想到会谈就联想到工作面试或与名人的谈话。但是，还有另外一种会谈，就是研究或调查性的面谈。在新闻工作者当中，这是收集信息的传统办法，久经时间的考验。这也是收集演讲资料的好办法。 假定你要解释个人计算机方面的最新进展，为什么不联系当地一家计算机经销商作为自己的信息来源呢？或者，假定你在谈论大学生滥饮的问题，为什么不与教务长联系，看看他那个学校是什么情形呢？一旦开始思考这样的可能性，你会发现大学和社区里面有很多人是可以为你的演讲做点什么的。 做得好的话（就跟其他很多事情一样），会谈看起来就很容易，但实则不然。在实践中，这是相当复杂和要求极高的一门艺术。因此，在你一路冲去准备开始跟拉里·金或芭芭拉·沃尔特的会谈之前，最好要明白高效会谈的几个基本原则。总共分三大类：会谈之前做什么，会谈期间做什么和会谈之后做什么。 为了说明问题，我们将就一篇关于大学体育课的性别平等的假想演讲所做的会谈的全过程做一个示范。 会谈之前 大部分演讲的好坏，都是由演讲人事先准备得好坏而决定的，同样，大部分会谈的好坏也取决于会谈事先的准备情况。这里有五大步骤是你确保会谈成功而必须采取的。 确定会谈的目的 你已经在图书馆查阅过关于大学体育课的性别平等问题的资料，而且已经开始把握其中一些思想的要点，并有了相当的水平。到了这个阶段，你觉得了解自己学校的男女体育项目目前的状态也许大有帮助。你从报纸里面得到了一些信息，又从体育系的手册里面了解到了更多的一些信息。但是，你仍然有很多疑问。你觉得，得到答案的唯一办法是联系跟体育课有关的某个人。做出这个决定之后，你就开始了为会谈确立一个目的。 决定与谁会谈 有很多种可能性：有体育队员，有教练，有管理人员。你选择从顶层开始，也就是从主管体育的主任那里开始考虑。这不是有点冒昧吗？为什么不跟他或她以下的某个人开始，比如副主任或教练开始？可以这样做，但是，跟管理机构打交道时，一般最好先找负责人。他们多半对所谈的话题有更广泛的理解。如果你需要比他们掌握的更具体的信息，他们可以为你找到，或者为你联系上合适的人。 安排会谈 在本例中，我们来假定主管体育课的主任是一位男性。性别平等的话题也许是一个很敏感的话题。另外，他是一个很忙碌的人。因此，你就想出了一个计划，可以说服他同意跟你面谈。你知道一个人在电话里面推脱比当面推脱容易一些，因此你到了运动员办公室要求与他会谈。你介绍自己，准确地说明自己的目的，然后解释为什么这次会谈很重要。主管体育课的主任同意了，你也把会谈的日期确定在三天之后。 （你对安排好了会谈非常惊讶，但不应该为此惊讶。差不多所有人都愿意接受访谈。如果你的目的不是很严肃的内容，而且你自己表现也很不错，你访问的人多半会合作的。） 决定是否要用录音机 如果你采访的人希望访谈不要录音，那么，决定就已经形成了。否则，你就必须选择。利用录音机有两大好处：1）你不必花所有时间记笔记，因而可以集中精力在被采访人所说的话上面，而且可以思考自己要问的问题；2）你的采访将会是准确的，没有记错或忘记重要事实的可能性。 采访期间利用录音机也有两大不利之处：1）许多被采访人在房间里有录音设备的时候感到不自在，因而有可能使采访活动泡汤；2）事后你得花很多时间翻来覆去地播放录音机，以便得到准确的材料。另外一方面，记笔记的时候，会谈期间便完成了过滤过程，因为你只写下重要的内容。 如果你决定利用录音机，不要在被采访人不知情或没有同意的情况下私带录音装置。这不仅仅是不道德的，而且，被采访人最终还是会知道的，这样一来，你会发现比自己希望避免的麻烦多得多。 准备提问 现在，你面临着会谈之前最重要的一个任务，准备好会谈期间准备提出的问题。心里应该记住这句老话：“愚蠢的问题只会得到愚蠢的答案。”你必须要设计好有意义、有智慧和有深度的问题。有些类型的问题是应该回避的，比如： · 不需要被采访人也可以自己回答的问题。（这所学校开办女子体育课有多长时间了？里面包括哪些项目？）这一类的问题会浪费被采访人的时间，也会让你自己看上去愚不可及。会谈之前就应该准备好这些信息。 · 诱导询问。（您的确认为女子应该具备跟男子一样多的体育方面的学问，不是吗？） · 敌意和圈套性的提问。（我觉得本学校的大部分女子体育队仍然聘用男性教练是一件可耻的事情。您不觉得女子也可以跟男子一样当教练吗？对此您有何看法，呃？） 你不必远离尖锐的问题，而是应该以尽可能中性的态度提出这样的问题，而且应该留在采访快要结束的时候再问。这样的话，如果受访人开始生气或者不合作，你仍然会得到自己想要的大部分信息。 当你完成了准备工作以后，应该有一套直接、具体和合理的问题，比如下面这些： ·性别平等看来是今日大学体育课面临的主要问题。我们学校计划如何处理联邦法院和NCAA（全国大学生体育协会）做出的有关性别平等方面的决定？ ·我明白您在考虑为女子增加一些额外的体育活动。这些体育活动会有哪些，什么时候开始推出？ ·体育系准备如何为实现男女体育项目的平等而拿出开支？会不会削减男子运动项目以便实现性别平等？ ·上个月，女子健美队抱怨说，虽然体育系花了很多钱在女子篮球和排球上，但是，体育系并没有为其他女子体育项目提供足够多的设施或练习时间。这样的抱怨有没有道理？如果有道理，有没有准备解决这些问题的措施？ ·因为男女性别平等问题有争议，您如何看待美国大学体育课的未来？您觉得十年之后的体育课会是个什么样子？ 虽然一些有经验的新闻记者在采访的时候，只需要几个关键词便可以记下要提出的问题，但是，你希望在会谈期间不要忘记任何重要的事情。因此，你把问题按准备提问的顺序记下来，并且把这个问题单子拿到访谈现场去。 会谈期间 每一次会谈都是独具一格的。演讲人要根据演讲期间的听众做出一定的调整，同样，采访人也需要根据被采访的人做出调整。因为会谈很少正好是原来计划的样子的，你需要有所准备，多一些灵活性。这里有几个步骤是你平衡安排会谈所需要采取的。 穿戴合适，并准时到场 管体育的主任时间表排得满满的，同意接受你的采访是在帮你的忙，因此，一定要准时到场。由于采访是一个特别的场合，你必须穿戴合适。这是告诉管体育的主任，让他或她明白你认为这次采访是一件严肃的事情的一个办法。反过来，他或她也多半会拿你的采访当真。 重复说明采访的目的 体育主任请你去他的办公室，你们互相寒喧一番。现在，在你即将提出问题之前，可以花一两分钟重复本次采访的目的。这可以刷新这位主任的记忆，同时也让采访的焦点突出。如果受访人知道你为什么会问那一类的问题，那你更有可能得到清晰和有帮助的答案。 如果在用录音机，把录音机打开 如果受访人同意你使用录音设备，应该记住一条原则：录音过程应该尽量随意和尽量不那么显眼。不要把麦克风伸到受访人的面前。不要拿录音设备玩弄个不停。应该事先多加练习，确保自己掌握录音设备的用法。摆好录音机，按下录音按钮，然后就在会谈余下的时间不要管它。运气好的话，受访人也再不去理会那个东西了。 在本次练习当中，我们假定管体育的那位主任不愿意让你录音。 P150图文 有时候，与人面谈可得到对你的演讲话题有专门知识的人的意见。进行采访时，确保认真地准备好问题，并认真听受访者说话。 让会谈按既定思路进行 你开始向这位主任提出单子上的第一个问题。他回答了。你问他第二个问题。他也回答了，但同时，他也回答了第四个问题。那你现在应该怎么办？你是继续提第五个问题，还是回到第三个问题？ 两种方法都好。你回到了第三个问题（同时划掉第四个问题）。现在，回答第三个问题的时候，这位主任提出了一个重要的问题，是你的问题单子中没有列出来的。你是跟着他提出的问题走下去呢，还是坚决地照原来设定的第五个问题问下去？ 你做了一个聪明的决定，稍稍偏离了原来安排好的提问顺序，以便使会谈沿着新出现的问题走下去。你就此问题提了一两个问题，得到了有帮助的答案，之后，你又照着原来的问题单子提问，从而让会谈回到了原有轨道。 会谈余下的部分大致如此。新问题出现了你就处理新问题，需要的时候临时想出几个有深度的跟进问题，之后再进入原来的顺序。会谈有时候是走到哪里算哪里，但是，你永远也不能够任其失控。会谈结束之后，你应该得到预先准备好的问题的所有答案，还有其他很多问题的答案。 仔细地听 会谈期间，你要认真听，同时用关键词记笔记（见第三章）。如果不理解什么东西，应该请求受访人说清楚。如果你听到一句希望能够直接引用的话，应该请那位管体育课的主任重复这句话，以确保自己听到的话是准确的。像他那样的名人极有可能会被别人在媒体上多次误会和错误引述，因此，他会很高兴重复他自己的话。 不要任意延时 除非受访人明显许可延长会谈，否则应该让安排好的会谈时间保持在规定的范围以内。会谈结束以后，应该感谢管体育的主任给了你时间和对问题的深刻了解。 会谈之后 虽然会谈结束了，但会谈的过程并没有结束。你必须回顾会谈，并把会谈期间记录下来的东西写出来。 尽早回顾会谈内容 离开体育课主任的办公室以后，会谈在你脑海里还是新鲜的。你知道那些含义模糊的评论和笔记里面一些东倒西歪的笔记是什么意思。但是，时间一长，里面的细节就会朦胧起来。下面是真实发生过的一件事，千万不要让这样的事情发生在你头上： 多年以前，一位著名的女性——作家和外交家——接受一位年轻记者的采访。除开其他一些问题之外，这位记者还问到了个人爱好和休闲活动等方面的问题。这位妇女回答说，她喜欢双向飞碟射击运动和养暹罗猫。记者在她的笔记里记下了“射击”和“猫”这两个词，但忘了在这两个词之间加上逗号或短横。会谈结果发表了。从那以后，这位著名女士就一直在拼命让别人忘记她有“射猫”的恶癖。 回顾自己的笔记时，应该努力集中在两点上：找到出现在会谈中的要点，然后抽出可能会在演讲中很重要的具体信息。 找到要点的最好办法是，如果有人请你用一分钟或更短时间总结会谈的结果，你应该能够回答出来。当你翻看自己的笔记时，你会看到有三个想法反复不断地出现在那位体育主任的话里：1）性别平等是国会在1972年的第九法案中确定的，自那以后一直都由法院强制执行的；2）因为没有重大的新财务来源，如果不去掉一些男子运动项目，就没有办法新创一些女子体育项目；3）为了防止损害男子体育项目，学校将从总的办学基金中拿出一些钱来，帮助支付实现性别平等所需要的费用。 回顾会谈时，你还会抓住好几个具体的项目、数字、轶闻趣事和原话，这些东西看上去会成为支持你的演讲的细节。如果这其中有任何不清晰的地方，应该给体育课主任打电话，确保自己得到的事实是真实的。 把笔记转录出来 回顾笔记时，大家要把重要的想法和信息转录到索引卡上。由于这要求根据记忆来填充很多会谈细节，应该尽早做这件事情。利用索引卡是很重要的，因为你在图书馆也是这么收集材料的。这样一来，你会以同样的格式得到研究材料，等你开始组织演讲内容时很容易安排和重新安排。
一、收集材料为获取信息而写信或请求帮助
为获取信息而写信或请求帮助
如果演讲的题目是经常引起争议的，你可以相当确切地看到，总会有一个组织来反对或支持它，也许两者都有。我们拿改革美国社会保障系统为例。康科德联盟支持改革，美国退休人员协会反对改革。抽烟呢？像雷诺兹这样的一些公司大力提倡抽烟，而包括美国癌症协会在内的许多组织都积极地反对抽烟。
美国有数以千计的利益集团，其中大多数都提供免费的宣传册子和其他与其关心事项相关的文献资料。大多数图书馆的参考工具书部都有《协会百科全书》，这部百科全书为你提供这些集团的名单和电话号码、邮件地址以及网址。你还可以在网上协会得到这些信息，这是一份在线团体指南，可通过互联网公用图书馆找到（ipl。org。AON）。
但是，利用从这些团体得到的材料时应该多加小心。由于这些组织的存在主要是提倡或反对某个特别的事业，他们的信息也许带有偏见，不那么公正，甚至是完全错误的。只要有可能，都应该根据独立来源的信息核对这些事实和统计资料。
政府机构是另一个优秀的信息来源，涉及的主题有千千万万。假定你计划就农业有关的话题做一篇演讲。农业部出版数以百计的简报，所有简报都可免费或付少量费用就可以得到。如果你对哪个政府机构负责哪个具体的主题有疑问，可以尝试打电话或写信给当地的国会代表。他或她的工作人员会为你指明正确的方向。
如果你打电话或写信索取信息，一定要在确定选题后尽快完成。�
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