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笑着离开惠普-第22部分
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氐某杀尽Ａ硪徊糠质遣豢煽爻杀荆蛘呓刑沙杀荆热绨旃曳孔狻T系统费用、电费、水费等公摊费用、其他部门摊派过来的费用等。
所以管理者年初必须对两方面成本做出预测，摊派成本通常公司统一给出参考数字，而管理者侧重于可控成本的计划，从而做出整年的预算。这样我们就能计算出各个部门的人均全负荷成本。第一年做预算的时候有一些偏差是正常的，新经理的预算可以由上司协助制订，第二年以后基本上就比较准确了，因为根据上年实际花费的数字和下一年的计划，很容易做出预算。
预算做好后，上级会审核，批准后一年当中就不再变更了。公司财务部每个月会给各级管理者一张预算执行情况分析表，在每个科目上本月计划花费多少，实际花了多少，偏差是多少，然后是本年度至今计划花费是多少，本年度至今实际花费是多少，本年度至今偏差是多少，这样一共有6栏。每个月我们拿到这张分析表之后，我们就看偏差栏，如果小于100％，就没有事，说明没有超支；如果大于100％，就说明超支了，不过某个月在某些科目上超支是允许的，只要总花费没有超支即可。另外，我们会根据每个科目的超支情况适当调整后面几个月的花费，尽量使各个科目全年平均下来都不超支，这种平衡能力和调节能力体现了管理者的水平。管理人员月度财务报表见表7…1。表7…1管理人员月度财务报表
科目〖〗本月计划〖〗本月实际〖〗本月偏差〖〗本年度至
本月计划〖〗本年度至
本月实际〖〗本年度至
本月偏差工资费用福利费用交通费用通讯费用培训费用办公用品········
如果每个部门经理都有这么一个预算，那么各个部门的预算加起来，整个公司一年花多少钱就清清楚楚了。所以，我们的财务总监曾经讲过这样一句话：一个管理优秀的跨国公司年初的时候就知道年底挣多少钱。如果做不到这一点，就不是一家优秀的公司。按照惠普的预算管理制度，有预算责任的管理者，都被要求全年预算正负都不得超过5％，这是衡量我们业绩的一个标准。既不能超过预算的5％，也不要低于预算的5％，因为省得多了，意味着不需要那么多预算，公司下一年就可能削减该部门的预算指标。当然，也会有情况特殊的时候，比如公司整个业绩下滑，或者利润率降低，那么，公司会要求所有管理者相应削减5％的指标，要求所有的人把100％的预算变成95％的预算，因此上限就变成了95％，自然不会出现超支的情况。这样，全公司的财务预算一年下来基本上能控制在1％到2％的偏差范围内。
有了这样的预算制度，在花钱的时候，如何执行呢？通常有四种情况：第一种是计划内、预算内。
光有预算不行，还要有计划，比如培训：今年派多少人参加多少次培训，派这些人培训需要花多少钱，要有计划来说明。每一笔钱都是专款专用，不是拿到预算之后，想怎么折腾都行。预算看的是结果，计划看的是内容，所以在上级领导或者财务部确定给钱的时候，基本上把握这个原则：计划内、预算内的立即放行，一般不做任何询问，只要没有超出批准者的权限即可。第二种是计划外、预算内。
由于环境的变化，计划需要做出调整，可以把一些钱用到其他项目上，所以管理者要先报计划，计划被批准后才能把预算调整过来，当然前提是花钱没超过总预算。在这种情况下，管理者必须得到上一级的批准才行，所以财务部既掌控预算，也要看上一级的批准意见。第三种是计划内、预算外。
比如做个广告，本来计划花50000元，而实际花费了80000元，超出预算30000元。这时候，当事人要到自己的上司那里去解释：为什么当时预算50000元，现在变成了80000元？上司如果接受部下的解释，就签字放行，既可以调整该经理自己的预算分配，也可以在上一级预算里进行调整。第四种是计划外、预算外。
没有预算，谈不上给经理人授权（2）
年初既没有计划，也没有预算，这种情况就比较困难了，因为要说明为什么计划外的事情现在要去做，发生了什么特殊情况。如果上级接受这种解释，同意修改计划，就必须去调整预算，看从哪里能挪过钱来，或者要求再上一级的经理介入，从更高的层面上调整预算（当然这意味着减少其他部门的预算）。
我认为，预算制度是一套非常有效的管理方法，它简化了管理流程，加快了决策速度，也使各级管理人员有充分的自主权和主动权，授权才能体现出来，在没有预算的情况下谈授权是不可能的，很容易出现一放就乱，一抓就死。
那么，财务部门在预算执行和监控过程中扮演什么角色呢？
在跨国公司，财务部门的主要职责是控制预算、定期报告预算的执行情况，保证公司有健康的现金流，但是财务部不能干预业务，更不能卡别人，只要是计划内、预算内并在签字者权限范围内的花费，立即给钱。如果某项花费不合理，年底通过审计可以去检查或者追究签字者的责任，与财务部门无关。这是一个至关重要的原则性问题。
我在为一家民营企业做咨询的时候发现，该公司财务部的权力非常大，所有的花费都要财务部经理签字才能给钱，即使老总签了字也不管用，但是财务部又不参与具体的业务运作，所以很多付款申请都卡在财务部，因为有太多要付的账了，财务一看要付出的金额以及公司的财务状况，就不想付账。而且由于财务经理缺乏相关的业务知识，不知道哪个客户或供应商重要，哪笔钱应该先给，哪笔钱可以后给，所以就采取慢慢拖的办法。拖到一定程度，有些客户或供应商等急了，就找业务人员的麻烦，而业务人员没有办法，就纷纷去找老总，或者怂恿客户或供应商直接找老总，客户或供应商把老总臭骂一顿，老总就赶紧付钱了。
结果是，大家都知道惟有采用这种非正常的手段才能达到目的，也就纷纷效仿。这样做的结果是付款的审批速度无端地拖慢了，客户满意度和供应商满意度下降了，员工的积极性挫伤了，大家在等待中消磨时光，公司的效率大大下降，管理成本非常高。
预算体系是企业实现授权与监控的前提条件。没有预算的企业根本不可能授权，更不可能监控，只能听天由命。
计划真的没有变化快
当今中国，经济发展可谓突飞猛进，变化速度之快，令人眼花缭乱，所以很多企业就认为，在中国这样一个高速发展、变化迅速的市场上无法做计划，因为“计划不如变化快”。其实这种想法是很片面的，因为很多人不理解战略是什么，也不知道计划如何做，所以就为自己找借口，认为做了计划也没有用，别说三五年的计划，一年的计划都没法做，因为市场变化太快了。但是，一天24小时变化过吗？人们的生活水平不断提高变化过吗？男女有别变化过吗？肯定没有变过，类似这样的不变因素至少成千上万。我们做战略、做计划的时候就是要在众多变量当中找出相对不变的因素出来，根据这些不变的因素去设计战略，所以，并没有因为中国市场变化快，跨国公司就不做中国战略与计划了。关键是管理层是否认同战略的价值，认同计划的重要性。
8年来，我一共为十几家国内企业做过战略规划咨询，协助他们掌握战略规划的要领、工具和方法，把公司未来5年的发展战略用书面的形式写下来。我在惠普之外做的第一个战略规划项目是在1997年底，是帮伊利集团奶粉事业部做5年战略规划，1998年底又帮北京万科公司做了5年战略规划，之后每年都帮几家国内企业做战略规划。总的说来，都非常成功，因为那些做过战略规划的企业既培养了职业经理人团队，又理清了公司的发展方向，为企业的健康发展奠定了基础，几年过后企业的经营状况得到了很大的改善，管理水平明显地提高。可以说，这些企业在本行业中率先认识到了战略规划的价值和作用，走在了同行业的前面。
遗憾的是，在中国有那么多企业，虽然认识到了战略规划的重要性，但真正去做战略规划的企业实在太少了。为什么大家不注重战略呢？我认为主要障碍就是前面说到过的很多人对战略这个词不理解，把想法当成了战略。想法谁没有？如果一个企业家没有想法，也不可能成为企业家，更不可能赚钱，但是想法并不是战略，而且想法大多是艺术性的，是不可重复的。跨国公司采用的战略规划体系是科学的方法，是可以复制的。所以我为国内企业做战略规划时，主要侧重于教会他们分析方法，因为这是一套科学的东西，一旦学会了就可以自己做。第一年我帮他们做，第二年他们可以照方抓药学着做，第三年就能掌握基本要领。 除了战略规划以外，惠普还有一个非常实用的工具，叫Hoshin Plan，目的是在某些关键环节实现突破。公司最高决策层先制订下一年的Hoshin Plan，希望在一年当中把三个影响企业健康发展的关键问题解决好，这三个问题是日常运营之外的战略性任务，最高决策层先制订目标（Objective），再制订战略（Strategy），下一级管理者把上一级的战略当作自己的目标，再制订自己的战略，而下下一级又把该战略当作自己的目标，依此类推。这样公司的大目标被层层分解，落实到每个基层单位，从而保证整个公司的矢量一致性，提高组织智商。这样一年下来公司在三个方面可以实现重大突破，彻底解决了一些问题，下一年再选定另外三个关键问题进行攻关，时间长了制约企业健康发展的主要问题就一一被攻克了。
当然，为了保证各项战略和计划得以实施，惠普在管理体制上实行一项任务必须有一个人负全责的制度，就是说，一项任务可能由两个或两个以上的人分担负责，其中之一必须负100％的责任，其他人负50％的责任，或者25％的责任。当然这可不是简单的算术题，不需要加起来等于100％，只是为了说明大家承担的责任有多重要。因此惠普也跟其他跨国公司一样，没有专职的副总裁或副总经理，所有的副总裁或副总经理只是一种荣誉头衔，他们一定是某个部门的总监或总经理，对某项职能负100％的责任。这与国内公司普遍设置的分管副总不同，少一个层级，既加快了决策进程，也降低了运营成本，更避免了扯皮推诿的现象发生，这个制度非常值得国内企业借鉴。
管理层是否认同战略的价值，是否认同计划的重要性，并按照计划去开展工作，检查工作代表了一个企业的管理水平。
用制度来规范各级员工的行为
那么如何避免国内很多企业都普遍存在的有制度不执行的问题呢？惠普要求科研人员必须把所有的创意、发明、想法、思路、草图等内容统统写到科研记录本上去，那么如果有人不往上写怎么办？任何制度或政策的出台都必须事先想好这个问题：如果有人不遵照执行，如何处理，否则政策也好，制度也好就成了摆设。前面讲过可以通过内部审计的办法来监督，我们就详细讲一下如何审计。
如何避免技术人员
离职带走技术在过去很多年中，经常可以从媒体上看到这样一些报道，即企业的技术人员离职后把相关技术带走了，并用这些技术开发出相应的产品与原来的雇主企业竞争，使得原来的企业不仅蒙受了巨大的经济损失，而且对留下来的员工来说是很大的打击，因为一个团队辛辛苦苦开发出来的技术和产品被少数人利用，并用这些技术去发财，这显然是不公平的。那么如何才能避免这种现象发生呢？靠自觉，靠思想教育是不可能实现的，必须靠制度，只要国内企业能改变“摸着石头过河”的传统思维模式，这个问题就不难解决。因为大家今天遇到的很多棘手的问题，在其他企业一定也曾经遇到过，我们不可能是第一个出现这个问题的企业，只要大家有一个开放的心态，能认识到自己的不足，能走出门去、请进门来交流与学习，答案并不难找到。现代社会已经不可能而且也不需要再仅仅依靠自力更生、艰苦奋斗去解决所有的问题了，一个不会借力的企业必然会走到“勤劳而不富有”的歧途上去。下面，我们来看一下，像惠普公司这样的跨国公司是如何从根本上解决这个问题的。首先，有制度上的保障。
多年来惠普在所有的科研部门一直执行严格的“科研记录本”制度，即技术人员所有的发明创造，包括思路、草图等原始素材必须写在专门的科研记录本上。科研记录本的管理有点类似于发票管理，在科研记录本上每一页都有号码，就像发票一样是连号的，员工不可以撕掉其中的任何一页，否则就有麻烦了。其次，对科研部门的员工进行培训，告诉他们如何使用科研记录本，如何管理科研记录本，何时领取、何时交回科研记录本，什么样的数据、资料、草图等内容必须写到科研记录本上，如果不按照公司的要求写到科研记录本上，会有什么样的后果，使所有科研部门的技术人员知道这项规章制度的严肃性和重要性。不像国内很多企业只是提倡一个理念，比如爱企业、爱岗位、模范遵守规章制度等等，却没有具体的操作方法，到头来肯定无法执行。最后，通过内部审计来进行监督检查。任何制度必须有监督、有检查，这样才能形成约束力和威慑力，使大家知道不按游戏规则出牌会付出什么样的代价。在惠普，这项工作就是通过内部审计来完成，通过每年一次的内部审计对科研人员的发明创造、产品开发过程、文献管理、技术管理等方面进行严格的审查，一旦发现有人把技术发明、产品设计（包括想法和草图）未写在科研记录本上，就视情节轻重严肃处理：轻则警告，重则开除（跨国公司可没有三令五申，下不为例
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