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成为更出色的经理-第25部分

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公文和来涵，理清哪些是以前留下的，哪些是刚刚收到的。　　　　
　　　　然后写下要做的事情：１。会议或面试　　　　
　　　　２。电话　　　　
　　　　３。按照优先等级排列的任务Ａ——必须今天做的事情　　　　
　　　　Ｂ——理想情况下应该今天做，但可能会留到明天　　　　
　　　　Ｃ——可以以后处理的事情概括地计划出你今天什么时候完成Ａ、Ｂ优先等级的任务，当任务完成时，就将它们勾出。将计划保存以供第二天参考。　　　　
　　　　你不需要为了这个目的作一个精致的表格，许多成功的时间管理者都用一张空白纸，但下面列出了一个可以使用的简单表格。每天时间组织表日期　　　　
　　　　会议和约会　　　　
　　　　委员会/人员地点时间　　　　
　　　　准备打的电话通话对象内容时间　　　　
　　　　要做的事情任务（按优先等级排列）优先等级（ＡＢＣ）大致时间表Ａ：今天必须做的事情；Ｂ：理想情况下今天应该做的；Ｃ：可以以后处理的事情。　　　　
　　　　■　组织其他人　　　　
　　　　你的第一任务是合理安排自己的时间，但是其他人可能对你有所帮助，如果你能够指导并鼓励他们。他们包括你的秘书、老板、同事、下属和外部接触者。　　　　
　　　　你的秘书　　　　
　　　　秘书可以帮你的忙，将来信筛选，分出哪些是需要立即处理，哪些可以以后再看，在你的指导下安排约会，使不受欢迎的电话打不进来；处理常规的通信；将文件分类排列，形成系统，以便查阅：通过电话替你找人，等等。秘书的作用几乎是无限的。每个有效率的老板都会承认，他很大程度上依赖一个有效率的秘书。　　　　
　　　　你的老板　　　　
　　　　你可能会因老板开会过长、不必要的工作间断、琐碎的要求和一般的吹毛求疵等浪费了时间，可能你会对此一筹莫展。但你可以学会如何避免对你自己的员工做同样的事情。　　　　
　　　　为了你自己，你应该学会礼貌地打断冗长讨论的技巧。通常使用下面的方法是很有用处的。“我希望你认为我们已经清楚地讨论完毕这个问题——我现在准备向下进行。”而且你可以微妙地向老板暗示，如果他让你放手去做，会取得更好的绩效。做到这一点很困难，但值得一试。　　　　
　　　　你的同事　　　　
　　　　告诉他们避免不必要地打断你的工作。当他们确实有紧急事情要找你讨论时，不要把他们关在门外而招致怨恨。但是如果这件事可以延缓，就和他们敲定另外一个时间见面。尽量避免在电话上过于殷勤，说话要简明但不要唐突。　　　　
　　　　你的下属　　　　
　　　　如果你系统地决定什么工作可以委派给下属，你就可以节约出大量时间。如果你部置得很清楚，而且详细说明你希望他们何时汇报以及如何汇报，你就可以节约更多的时间。　　　　
　　　　“开门”政策从理论上讲是很好的。但在实践中却浪费了大量时间。当你忙于更重要的工作时，要学会对那些想见你的下属说“不”。但总要给他们一个可以约见的时间，并遵守这一时间。　　　　
　　　　花费时间泛泛地与下属谈论他们的工作和其他兴趣可能是值得的，只要这有助于增进双方的相互理解和尊敬。在你的时间表中考虑这一点，并准备在机会出现时，将业务讨论扩展到更广阔的领域。但不要做得过份。　　　　
　　　　外部接触　　　　
　　　　同样的规则适用于外部接触。没有事先约定时不要见他们。让你的秘书回绝不需要的电话。事先计划一下你预期的会见并合理安排时间。　　　　
　　　　■　浪费时间的形式及可比的解决方案一览表　　　　
　　　　问题可能的解决方案任务１。工作堆积如山·设立优先等级；　　　　
　　　　·设立最后期限；　　　　
　　　　·作出现实的时间估计——大多数人进行了低估——比你最初的猜测增加２０％。２。同一时间想作太多的事·设立优先等级；　　　　
　　　　·每一时间只做一件事；　　　　
　　　　·学会对自己和别人说“不”；３。介入太多的细节·把更多的工作委派给下属。４。拖延不喜欢的任务·尽量快些做不喜欢的任务——以后会感觉很好的。５。没有足够的时间去思考·保留整块时间——一天或一周的一部分——用来思考。不要做文件工作，不要打断。问题可能的解决方案人６。不断有人进办公室打断工作·让秘书把不受欢迎的来访者挡在外面；　　　　
　　　　·提前约定并让人们遵守约会时间；　　　　
　　　　·保留整块时间不被别人打扰。７。不断有电话打进，打断你的工作·让秘书先接电话，如果合适的话，就把电话转给别人；　　　　
　　　　·肯定地回复，你会在以后方便时间回话。８。太多的时间用在谈话上·在你与某人会见时，提前决定想要达到什么目标，在谈话中自始自终保持最低程度的幽默；　　　　
　　　　·谈话中尽量切中主题——否则会很容易跑题；　　　　
　　　　·学会如何快速结束会见，同时又不显得太唐突。文件工作９。收到的文件泛滥成灾·让秘书把文件分成３个文件夹：现在处理，以后处理、信息；　　　　
　　　　·取消无用的信息循环；　　　　
　　　　·当你真正需要时，只要手写的备忘录和报告；　　　　
　　　　·鼓励人们清晰简洁地陈述信息和报告；　　　　
　　　　·要概述而不是整个报告；　　　　
　　　　·参加一个速读课程。问题可能的解决方案１０。太多的信件/备忘录需要写·更多地使用电话；　　　　
　　　　·避免逐个打印收到的通知；　　　　
　　　　·练习在你收到的备忘录上简单地写“是１不是１讨论”；　　　　
　　　　·然后返还给送来的人。11。文件堆积如山·来了就处理；　　　　
　　　　·每天上班后头半个小时用来处理紧急信件；　　　　
　　　　·在每天快下班时留出一段时间阅读不太紧急的文件；　　　　
　　　　·每天至少要完成办公桌上９０％的文件。１２。丢失或错放文件·自己安排或让秘书组织，把有关当前项目的文件单独放在随手可得的文件夹里；　　　　
　　　　·不要把未处理的文件放得过久——每天清理一遍；　　　　
　　　　·确保秘书对每天的通信有一个最后登记；　　　　
　　　　·保持桌面整洁。会议１３。太多的时间花费在会议上如果你负责召开会议，不必要时避免定期召开会议，审查你召开的所有会议，尽量精简。　　　　
　　　　·如果你的存在并不必要或别人更适合，就不要参加委员会。　　　　
　　　　问题可能的解决方案·作为会议主席，应规定会议时间的最高时限，并以身作则，去掉闲扯和重复。允许讨论但坚持要有进步，制定符合逻辑的议程并遵守。　　　　
　　　　·作为会议成员，不要闲扯，不要为谈话而谈话，不要浪费时间列举出很多点或吹嘘自己。旅行１４。太多时间花费在旅行上·使用电话或邮寄；　　　　
　　　　·派其他人去；　　　　
　　　　·每次计划外出都问问自己：“我的旅行真有必要吗？”　　　　
　　　　·计划用最快的方式旅行——飞机、火车或汽车。

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